Инструкция по подсчету рейтинга медиабаинговых агентств по объему закупок АКАР (совместно с Sostav.ru)
1 этап. Формирование рабочей группы проекта.
По итогам предыдущего года определяются самые активные и ответственные участники рабочей группы, среди которых путем голосования определяются два сопредседателя. Рабочая группа создается с целью выработки методологии на следующий год. Представители Sostav.ru также входят в состав рабочей группы.
На Сопредседателей накладываются обязанности по принятию тех или иных предложений в качестве оптимальных для внесения в методологию, а также оперативное принятие решений, возникающих в спорных моментах в ходе всего проекта.
2 этап. Формирование методологии.
Члены рабочей группы во время встреч вносят свои предложения, замечания и альтернативные способы подсчета того или иного медиа для корректировки методологии. Далее, происходит голосование за предложенные варианты, в итоге чего большинством голосов определяется оптимальный из них. В случае расхождения мнений членов рабочей группы, Сопредседатели консолидировано принимают наиболее актуальное решение, вносят изменения в методологию, утверждают ее.
Готовая, исправленная и утвержденная методология отправляется всем медийным агентствам, публикуется на сайте АКАР, Sostav.ru.
После рассылки методология, внесение изменений в нее невозможно!!!
3 этап. Полевой.
Параллельно осуществляются следующие операции:
1. АКАР направляет официальный запрос в TNS для оказания содействия в подготовке проекта и предоставления данных по федеральному, региональному и кабельному ТВ, прессе, радио и интернету за считаемый год. Параллельно запросы уходят в крупнейшие радиохолдинги, в Эспар и другие, необходимые для работы источники информации (зависит от требований методологии).
2. Сопредседатели, согласно утвержденной методологии, формируют запросы для определения средних коэффициентов по различным сегментам медиа, кластеризации ТВ, которые необходимо получить от агентств. Запросы отправляются в агентства через координатора проекта вместе со ссылкой на утвержденную методологию, агентства самостоятельно направляют заполненные анкеты менеджерам Sostav.ru.
3. Агентства регистрируются в системе по ссылке, предоставляемой Sostav.ru, тем самым оставляя заявку на участие в рейтинге, после чего им высылается ссылка с логином и паролем для доступа к системе, в которой они вносят свои клиентские листы и заполняют все необходимые данные по закупкам на основании мониторинга TNS, Эспар и др.
4 этап. Разбор пересечений.
Происходит разбор пересечений (заявление нескольких агентств на один бюджет) путем индивидуального общения представителей Sostav.ru с представителями агентств, рассмотрение подтверждающих документов (клиентские договоры, фотоотчеты, справки и размещении и т.д).
В случае, если два агентства претендуют на бюджет одного рекламодателя:
4.1 Агентства пробуют договориться самостоятельно, без вмешательства третьих сторон и сообщить Sostav.ru о своем решении,
4.2 Если агентства не договорились, бюджет засчитывается агентству, предоставившему клиентский договор или в соответствии с предоставленными документами от каждого агентства,
4.3 Если оба агентства не предоставляют документы или предоставляют документы подтверждающие работу с клиентам без детализации размещения (не указаны виды медиа и сроки размещения) и не могут договориться между собой, Sostav.ru по умолчанию делит спорный бюджет ровно на две части между конфликтующими агентствами.
После завершения разбора пересечений всем агентствам рассылаются их собственные бюджеты для согласования.
5 этап. Завершающий.
Определяется контрольная дата выхода рейтинга, его публикация на сайте Sostav.ru, АКАР, бизнес изданий и других СМИ. Рассылка агентствам.
Выход рейтинга медиаагентств АКАР по итогам предыдущего года.
Структурный функционал
Функции АКАР:
1. Предоставление базы агентств – потенциальных участников рейтинга, информационное сопровождение проекта
2. Организация встреч всех заинтересованных лиц для выработки методологии
3. Информационная поддержка - создание и отправка информационных рассылок обо всех этапах проекта, требованиях и задачах
4. Координационная поддержка (контроль сбора данных от агентств в адрес Sostav.ru в оговоренные сроки)
5. PR поддержка рейтинга.
Функции Sostav.ru
1. Совместная разработка методологии подсчета рейтинга с рабочей группой
2. Разработка анкеты для сбора данных
3. Получение данных от агентств и подсчет биллингов в соответствии с утвержденной методологией
4. Обеспечение возможности обсуждения и аргументированной апелляции для агентств, несогласных с оценкой их биллинга, внесение корректив в случае обоснованных апелляций
Функции рабочей группы:
1. Разработка методологии подсчета рейтинга
2. Принятие консолидированного решения по ее усовершенствованию
3. Оперативное решение внештатных ситуаций между агентством и подрядчиком, возникающих в ходе проекта, не оговоренных в методологии.
